Bien rédiger les emails professionnels en français

Comme l’email est devenu un outil professionnel à part entière, sa maîtrise est devenue un impératif pour tous. Surtout qu’il ne suffit que d’une petite erreur ou d’un usage hasardeux de la ponctuation pour générer de l’incompréhension voire une mauvaise interprétation du message. Comme chaque culture et nationalité, le Français a ses petits tics et bonnes manières en ligne. Voici les principaux pour éviter de créer des impairs au bureau et surtout pour bien faire passer vos messages.

1. L’objet du mail : clair, concis, efficace !

Pas de fioriture ! L’objet de mail doit être concis et doit attirer l’attention du destinataire. Ne le distrayez pas avec des articles : l’objet est une indication, on va droit au but !

Plus vous êtes pertinent et accrocheur, plus votre courriel se révèlera parmi la masse.

Exemple : Préférez “Votre offre de conseiller commercial“ plutôt que “Ma candidature“.

2. L’entrée en matière, avec l’art et la manière

Les quelques premières lignes de votre message sont fondamentales. Dites-vous que le temps de lecture des emails est de moins de 10 secondes pour plus de 52% d’entre eux. Votre contact est en général sur-sollicité, faites ainsi preuve de politesse, de précision et de concision :

- Cher(ère) Madame – Monsieur ou juste Bonjour si on ne connaît pas la civilité du destinataire.

Indiquez la raison du mail : les phrases courtes sont les plus lues et comprises !

- Je me permets de vous contacter suite à / au sujet de… ou Je vous écris au sujet de…

Pour que politesse rime avec finesse, optez pour la sobriété : n’en faites pas de trop !

3. Soyez pragmatique ! 

N’ayez pas peur d’utiliser les « bullets points » pour énumérer ou argumenter. La lecture est facilitée, et vos éléments sont mis en avant de manière percutante. Dans le cas d’un énoncé chronologique, vous pouvez aisément utiliser les fameux 1 – 2 – 3 à la suite : moins de risques de se mélanger les pinceaux.

Nous vous recommandons d’être prudent avec l’utilisation « créative » de la ponctuation car elle peut dénaturer votre message.

Bonjour, Bonjour ! Bonjour.

À chaque ponctuation, sa possible interprétation !

Parfois, à force de vouloir être souple et polis, on oublie de conclure avec une demande précise : quel dommage ! Veillez à formuler votre requête clairement. Dans certains cas, le destinataire lira directement cette information. Sachez que dans la majorité des cas, une demi-douzaine de phrases suffit pour formuler un email percutant et compréhensible.

4. Finissez en beauté

Quelques formules existent afin de terminer votre message en bonne et due forme :

• Je vous remercie de votre réponse,
• Je me tiens à votre entière disposition,
• N’hésitez pas à prendre contact avec moi.

Et avant de passer à autre chose, on conclut :

• Cordialement,
• Bien cordialement,
• Bien à vous,

5. Passez à autre chose ?

Vous aurez compris que “passer à autre chose“ signifie ici passer à la relecture de votre email ! Vous pouvez également copier et coller votre message dans un logiciel de traitement de texte qui identifiera les éventuelles coquilles. Aérez la mise en page en sautant une ligne après Bonjour puis entre chaque paragraphe.

Et non, mettre un smiley n’est pas recommandé.

Sorry ☺

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