L’email professionnel en anglais : nos clés pour le maîtriser

Rédiger un email professionnel en anglais est un exercice plus subtil et compliqué qu’il n’y paraît. Il est extrêmement facile de tomber dans le contre-sens ou la maladresse, surtout si on calque sa version anglophone sur le français. Quelques règles simples sont à respecter pour que votre correspondance soit claire et compréhensible. Nous vous invitons à passer en revue les quelques points essentiels pour maîtriser l’exercice de l’email professionnel en anglais. Cordialement. 

Dis bonjour à la dame ! Saluez votre interlocuteur

On se détend un peu. Bonne nouvelle : un email en anglais est moins formel qu’un courriel en français : moins de formules lourdes, plus de spontanéité. L’objectif est simple : on va droit au but. Cependant, n’oubliez pas de saluer votre interlocuteur. Plusieurs formulations existent en fonction du degré de proximité :
-    Le plus simple, c’est de s’adresser à son interlocuteur par son prénom - “Dear John“  
-    Si vous souhaitez conserver une plus grande distance, ajoutez le nom de famille – “Dear John Smith“
-    Sinon, si vous ne connaissez pas le nom de votre interlocuteur, plusieurs introductions génériques existent – “To whom it may concern“ / “Dear Sir or Madam“

Prenez contact avec tact

Il est indispensable d’indiquer la raison de votre prise de contact dès le début de votre message. En général, le temps de lecture d’un email est extrêmement rapide. Ainsi, soyez direct afin d’aider votre interlocuteur à appréhender le sujet au plus vite :
“I am writing in connection with“ (+ objet du mail)…
“I am writing to you on belhalf of“  / “in reference to“ / “with regards to“…
Dans le cadre d’une demande d’information vous pouvez introduire vos emails de la manière suivante :
“I would like to enquire about“…
“I would be very grateful if you would“ (version plus formelle)
“Would you be kind as to“ (également formel)

La fameuse pièce jointe à attacher

On retrouve de nombreuses maladresses dans le cadre de mention de pièces jointes ou lors de transferts de mail. Pourtant les quatre formules suivantes sont tout à fait adaptées :
“Please find attached“ (attachement correspond à une pièce jointe en anglais)
“Hereby attached“…
“Please find enclosed“…
“Please find below“…
N’oubliez bien sûr pas de vraiment joindre le document (erreur aussi très classique) 

As a conclusion… 

Les formules de conclusion dépendent de vos attendes. Si vous souhaitez une étude rapide de votre sujet, optez pour : “I would be most grateful if you would look into this matter as soon as possible“ – Je vous serais reconnaissant si vous pouviez étudier cette question dès que possible.
Souvent utilisée, l’invitation à prendre plus d’information est une option tout à fait possible et passe-partout : “If you require further information, feel free to contact me“.
N’oubliez pas de remercier par avance, c’est plus chic : “Thank you for your help in this matter“.

Terminez avec respect, et sans fioritures

Après tant d’efforts pour faire LE mail parfait, ne gâchez pas tout en omettant la formule de politesse ! Vous apprécierez la concision des versions anglaises en comparaison des formules souvent très longues en français.
“Best/Kind regards“ fonctionne très bien de manière générique.
“Yours faithfully“ est une option plus formelle, recommandée pour une première prise de contact par exemple.

Last but not least : l’objet de mail

Pas de règles particulières si ce n’est que précision et clarté sont essentiels : “Weekly meeting 14th February - Powerpoint presentation feedback“ ou « FYI : meeting  postponed » (FYI signifie « For Your Information »)